智能考勤表，用到你离休！【Excel教程】-天涯论坛

7wu1wm0 发表于 2024-10-2 14:42:03

智能考勤表，用到你离休！【Excel教程】

编按：
倘若考勤机没那样智能需要手工辅助统计，倘若机构还无运用考勤机，制作当月的考勤表是一个繁杂而又冗长的过程。因此呢怎样在有限的时间内加强工作效率完成每月的考勤统计，这对人事部的MM来讲是一件大事。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMyxibNtTdWiaRzW93MAwXqiajT6uicfs1EL7wfmmfo4UGAq14ibHU1iajxAOUIcc0B9SRjlJ8q0sG9bXDoA/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;"><img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMxZAP902kqL7wRke0cKLHSLKT9ow1iaibK8DFWpp1Y0NNJ8WBEh8qRialwIeQIyIIcTDvicRelVicy8dBQ/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">要提有效率就必须有一张比较好的考勤表。这张考勤表最少要具备以下几点：简化输入考勤项目醒目表示周末数据能自动汇总数据今天老菜鸟教你制作一份智能考勤表，同期具备以上三点，快来瞧瞧吧！在动手制作之前，先来瞧瞧最后的效果展示：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_gif/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yItBX6YuLJIu8wGwUmrh2zicyiao5Hh5OGVzFxDydf0eyFzb4icmxyVw7A/640?wx_fmt=gif&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">在演示中，能够发掘以下几点：标题输入非常简单，只需要输入一月份数字；当月天数会自动变化，日期会按照月份自动调节表示，同期周六周日会自动变色；考勤数据运用下拉菜单完成输入，同期有提示信息；表格右侧有考勤结果统计区，按照填写内容自动产生统计数据。下面就来教大众怎样做出这般一个表格，会触及到非常多《Excel极速贯通班》里讲过的知识点。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6ybyAUICViak41maF8U7Las8xcuBbOaZ9jq4SsDoLqEFn21z3wb6uiaG3w/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">考勤主体的制作
首要，做出一个最基本的表格，如图所示：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6ybcR7R2DQmcTGzvJwuaGqsCGXEsGm75DvvzHTw3rbGaicMSdfZl5rWlA/640?wx_fmt=png&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
这个表格的做法非常简单，相信大众都能够完成，接下来便是一点点的细化工作，必定要用心看哦。
将第1行进行合并，第二行最后五个单元格，分别三个合并起来、两个合并起来，完成后效果如图：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yJ19lwvUFqKhjRNMg7Iq8zQDO8WFmcV51zs8GhtP3oEOdDV9p4icHFNg/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
在第1行的合并单元格里点击右键，选取“设置单元格格式”。在弹出的对话框中自定义格式为：鑫盛机构0月份考勤统计表。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6ytjjYEpwibfibicDVAspQLBgibK2Cp5Qa9OKpf2aGsF3WQ4icucZOmnHpxqA/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
重视，这儿是数字0不是字母O。
设置完成后点击确定，而后在第1行输入一个数字瞧瞧效果吧。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yIcLRib64ibkcCtSfZsWGjHdibe7CYdE4hsVKdNyYmO5wArdZJmn9JOxug/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
是不是很神奇，其实这便是利用了自定义格式的特性。
第二行里的“当月天数”直接输入就可，后面填入公式：
=DAY(EDATE(DATE(2018,A1,1),1)-1)
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6y7p7RHQyJfzlVib56h0g92c86Be173kCUszcBdU327rWVf5jyUPNwkuA/640?wx_fmt=png&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
简单介绍一下这个公式的含义，用到了三个日期函数：
1.DATE函数的格式为：DATE(年、月、日)，亦便是按照指定的年月日得到一个日期，在本例中，年份为2018（倘若是下一年度的话，改为2019就可），月份取的是第1行输入的数字，日就取1，这般得到的日期便是考勤表当月的1号。
2.EDATE函数的格式为：EDATE（起始日期，相隔月数），亦便是按照指定日期和相隔月数得到一个新的日期，本例中的起始日期便是当月1日，相隔月数为1暗示次月1日这个日期。
3.DAY函数的格式为：DAY（日期），得到指定日期是当月的第几天，在本例中指定日期是次月1日前1天（EDATE函数后面有个减1），换句话说，便是当月的最后一天。再经过DAY函数得到当月一共多少天。
注：日期函数常常都是几个函数协同运用，况且针对同一个问题，会有多种思路，有些公式的思路非常巧妙，这亦是学习函数的乐趣之一。
接下来要设置的便是星期了，在C4单元格填入公式：
=TEXT(DATE(2018,$A1,C3),"aaa")，右拉就可。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6y64dhFNickq0JSMeMhty0qibhw6XtLWB4T8RK87e4vjyYmt3v16oPxZpA/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
公式=TEXT(DATE(2018,$A$1,C$3),"aaa")中用到了两个函数TEXT和DATE，分别解释一下这两个函数的功效：
DATE函数刚才已然讲过了，在这个公式中，年还是2018，月用的A1，由于公式要向右拉，为了防止右拉的时候A1出现变化，因此在列号前面加了$锁定，日就用第三行对应的数字暗示，这般就得到了当月所有的日期。
TEXT函数的格式为：TEXT（要指定格式的数据，格式代码）。这个函数算是一个比较高级的函数了，虽然结构比较简单，然则格式代码非常多，因此亦是一个多功能函数。本例中的格式代码为“aaa”，便是用一个字来表示星期，有兴趣的读者能够自己试试代码“aaaa”“ddd”和“dddd”分别是什么效果吧。
注：在运用TEXT函数的时候，格式代码必须加引号（引号在英文状态输入）。
至此，表格大体上已然完成为了，有些单位可能不区分上午和下午，但有些单位是区分的，怎样将每一个人的一行变成两行，难道一行一行插进么？肯定不是，这儿用到了一个非常简单的小技巧，一块经过动画演示来瞧瞧吧：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_gif/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6y44licsjRLK4mCjSiay8uqP23JKq3D8rk0sr04kVfB13d4oFdjKQSDMCQ/640?wx_fmt=gif&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
在这个操作中，触及到几个技巧：批量插进空行的技巧、运用格式刷的技巧、快速填充重复内容的技巧，期盼大众能够多练习，熟悉把握这些技巧。
至此，这个考勤表的主题已然做好了，效果是这般的：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yXicXqtT0g8wibV4YMJL4EIBLK9XZt6vf2eiby5dmKk9S0nuL3EoSRnTWQ/640?wx_fmt=png&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yGG0pg85cDcqsV1E6194sDNdkiapb49TgmOMWnVRdVDibibnxuzVbtBSYA/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">运用要求格式和数据有效性加工表格
接下来需要完成两项工作：
1.让表格中的日期按照实质状况表示，同期周六周日会自动变色。
2.考勤数据运用下拉菜单完成输入，同期有提示信息。
来瞧瞧怎样实现这些效果。针对第1项内容，要用到要求格式这个功能，过程虽然不多，然则非常多细节地区，大众慢慢跟着来：
选取数据区域，点击【要求格式】-【新建规则】：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yiaDUN5hO5f8kXSA6aPzqzlzsJMKBFClVlCia7jIOqlmVpcwEtSu4dfibA/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
进一步选取【运用公式确定要设置格式的单元格】，输入公式：=C$3>$AF$2，而后点击【格式】按钮：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6y8nkwnj9xSzcgibfu6jZqzyibu0QPB4Ba7cBKN8yvEWaTp5DvlicDgTM9g/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
公式解析：很简单，便是比较第三行的每一个日期是不是大于当月天数，倘若大的话，根据设置的格式执行，这一步要重视$的位置。
选取【自定义】，在类型中输入三个分号：;;;，重视是英文状态下的分号，完成后点确定。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yqZzky3bGyxA4PsrHx2zGAXUlQbqW7lfL0PfAVq5gj0cnrUJtc7PqiaQ/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
格式代码解释：详细含义比较繁杂，记住输入三个分号表率不表示单元格的内容。
再点确定，此时候能够发掘，不属于当月日期的数据已然看不到了：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yBm94yR7IlMm7PA1iahpQG1IOw28YXZgkaOWPqpNxa0tsJXu7Bgp8oLg/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
进一步设置周六周日自动变色，还是选取数据区域，新建规则，输入公式=OR(C$4="六",C$4="日")后设置格式：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6y0SwpiaLFBAZmRAHD9RLIBnuGJ7yVlibM06zvb3sodBqJtoNSUwE7kXGg/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
这个公式亦很好理解，OR为满足两个要求中任意一个就按设置的格式执行，亦便是第四行径“六”或“日”，就表示指定的颜色。
点击设置单元格格式按钮后，选取【填充】，选取一个颜色，点确定。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yaHHiavAic4eV1DMpDlm9OKWRHEgvsP6M8efUia6IVog6iaYRbibmlnw8oNQ/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
再次点击确定就可看到效果：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6ySchaBD8KNsVUbf5X8vXI9NGV2F39A8Lhz3hjG9sZHZcNeZXe5kYIRg/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
咦，后面空的为何亦涂色了，是哪里出错了吗？
仔细瞧瞧，发掘这个地区正好是周六，只不外被前面设置的格式隐匿了，然则涂色的时候还是生效的，怎么处理这个问题呢？很简单，选取数据区域后打开要求格式的管理规则：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yXKrQaUyqeXOadJBInapbMVyfzagkHw3sVau7g75MVzJJ4rJOTwpsHA/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
在下面一条规则后打钩勾选“倘若为真则停止”，而后点击上移按钮<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yr1NfufyGHJYuL33HCX5zaUibmemCJ8xsLf8m84aictqSxDIrZiasYAaMQ/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">，点击确定。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yiamIPia8HnKtahibwaSUibXRat0cZyTj7Zlc92SetRjfYmlTutibiaH9RlYA/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
看到效果了吧。
下面要对考勤数据进行有效性设置，在进行这一步之前，让咱们先来完成统计区域的制作。
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yrWlT3ia9nVxibNkAKkwEUKO0jISQHZmcNQx8KwLK82KGxewdGugjIPOQ/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">统计区域的制作
这一起的制作就很简单了，按照自己的实质需要，添加备注一栏，填写考勤项目和图例，在每一个图例下面运用COUNTIF函数完成统计，公式为：
=COUNTIF($C5:$AG6,AI$4)/2：
<img src="https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_png/k6kCsib3eJMzttwMKtgQYUTSWVTMAqW6yKXDJh33bglwpyQ9gpeFgPRDlHN5ovR36q8mq5vbnlqWJmeia2NAZM4Q/640?wx_fmt=jpeg&tp=webp&wxfrom=5&wx_lazy=1&wx_co=1" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
COUNTIF函数的格式为：COUNTIF（统计区域，要统计的内容），通俗的说，便是每一个人对应的两行（统计区域）中每一个考勤项目（要统计的内容）显现的次数，由于例子中每天的数据是两行，因此统计结果要除以2。
至于这些合并单元格的处理非常简单，合并一个再用格式刷去刷就好了。
此刻回过头来设置考勤数据的下拉菜单。设置有效性之前，先做一个准备工作，将图例以及说明复制出来备用，而后再去设置有效性。这部分操作看动画演示吧：
<img src="data:image/svg+xml,%3C%3Fxml version=1.0 encoding=UTF-8%3F%3E%3Csvg width=1px height=1px viewBox=0 0 1 1 version=1.1 xmlns=http://www.w3.org/2000/svg xmlns:xlink=http://www.w3.org/1999/xlink%3E%3Ctitle%3E%3C/title%3E%3Cg stroke=none stroke-width=1 fill=none fill-rule=evenodd fill-opacity=0%3E%3Cg transform=translate(-249.000000, -126.000000) fill=%23FFFFFF%3E%3Crect x=249 y=126 width=1 height=1%3E%3C/rect%3E%3C/g%3E%3C/g%3E%3C/svg%3E" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
至此，这个考勤表就完成为了。相信经过今天的内容，你必定有很多收获吧，不妨认识一下咱们的技巧课程，你必定会有更加多收获的。扫一扫添加老师微X
<img src="data:image/svg+xml,%3C%3Fxml version=1.0 encoding=UTF-8%3F%3E%3Csvg width=1px height=1px viewBox=0 0 1 1 version=1.1 xmlns=http://www.w3.org/2000/svg xmlns:xlink=http://www.w3.org/1999/xlink%3E%3Ctitle%3E%3C/title%3E%3Cg stroke=none stroke-width=1 fill=none fill-rule=evenodd fill-opacity=0%3E%3Cg transform=translate(-249.000000, -126.000000) fill=%23FFFFFF%3E%3Crect x=249 y=126 width=1 height=1%3E%3C/rect%3E%3C/g%3E%3C/g%3E%3C/svg%3E" style="width: 50%; margin-bottom: 20px;">
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小片段2
《带你学透Excel函数公式》
教育目录如下：
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m5k1umn 发表于 2024-10-16 01:00:09

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qzmjef 发表于昨天 22:17

我赞同你的看法，你的智慧让人佩服，谢谢分享。

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