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一．接单：接单亦即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名叫作，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易要求的书面文件，包含买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以形成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：经过tel，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用咱们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单无特定的限制，最平常的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不加入。它亦有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同通常适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。设备设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和拜托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或拜托订单，咱们收到后要回复，不可置之不睬，否则算默认。
4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易要求，并愿意根据这些要求达成交易，订立合同的一种确定的暗示。在实质业务中，发盘一般是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易要求，并愿意按这些要求达成交易，订立合同的一种确定的暗示。
二．审单：即审核合同
1．审单内容： 确认制品名叫作，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装需求，交货期，交货方式。
2．审单办法：
（1）制品名叫作，规格： 审查时制品代码是不是自己的制品？与咱们的制品资料能否对上号？有非常多机构和企业制品名叫作的代码同期亦表率了规格。
（2）质量：亦叫作品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是重点交易要求，亦是咱们跟单员进行审单的首要要求。
（3） 数量： 应审查货物的数量是不是能够即时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应准许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1、客户下单有的会将单价标出，咱们要对照咱们的报价表审查是不是对？总额有无加错？ 新客户下单，要查看咱们给他的报价。
2、一般咱们以美元为结算货币，但亦有以其它币种的。要重视的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，亦叫作价格术语，常用的有：
FOB 船上交货价（指装运港的价格要求）， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货， CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1） FOB价格换算为其它价：
CFR价 = FOB价 + 运费
FOB价 +运费
CIF价 = --------------------------------
1 - 保险费率 X 投保加成
（2） CFR价格换算为其它价：
FOB价 = CFR价 – 运费
CFR价
CIF价 = ---------------------------------
1 – 保险费率 X 投保加成
（3） CIF价格换算为其它价：
FOB价 = CIF价 X （1 – 投保加成 X 保险费率） - 运费
CFR价 = CIF价 X （ 1 – 投保加成 X 保险费率）
（6）付款方式审查：
1. 付款方式是不是能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的货币能否接受？
（7）包装需求的审查：
1． 工厂的制品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2． 客户供给的包装（彩印，尺寸）咱们能否做？
3． 客户供给的包装资料是不是齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最重点是唛头印刷。
（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是不是恰当，机构是不是能即时筹备到货物，并装船送达。交货期通常应规定一个期限，而不是某个详细日期。期限有长有短。能够是2周，3周，或一月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查： 运输重点有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如咱们付费，尽可能用海运。如报的价是连同海运价，而客户需求空运（赶营销），咱们可需求客户承担多出部分的花费。
关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1． 寄目录，样本：
2． 准备样品。
（1） 工厂现有的款式
（2） 新款
（3） 客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。尤其是新品可能要反复修改几次。跟单员必定要保留好最后的确认样品，以避免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。做为
跟单员，咱们要做到：
A： 有完整的制品资料，主动进行宣传。
B： 新品的成本，价格要进行核算。
C： 新品的制作要留有实样。
D： 客户的来样要保留好原样。
三．形式发票：PROFORMA INVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前需求出口方将拟出售成交的商品名叫作，规格，价格等要求开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不可代替正式发票运用，对双方都无最后约束力。为了区别于正式发票，它必要显著显示“形式发票”字样。形式发票上通常要表示订单的关联信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。 制品信息 （品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款办法）。另外，供给咱们的银行资料以便客户开证或汇款。
重视几点：
1 .单价条款要知道 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要知道
3 .付款要求要知道 （LC, TT）
四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包含备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。咱们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的需求，按时，按质，按量地备好货物。
(2).催审单证：大都数的支付方式是L/C。对安全收汇有保证，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保准付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：货物快完成时，要催证。
审证：审证是银行和机构的一起职责，但在范围和内容上有所区别。银行从政策面上审，如开证的国家有没有贸易往来，开证行的资信等等。机构则审开证人和受益人是不是正确，L/C的货物和金额与合同是不是相同，装期，尤其条款等。
改证：审证后发掘问题是常事。包装上，总金额，效期，包含拼写错误。需求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，咱们要一一指出，一次性修改。
(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，咱们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的周期。按CFR 和CIF成交的，咱们负责租船订仓和装船的手续。
首要： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这其中要做的工作有货柜选取，制作装箱单，跟踪装柜等。
A． 货柜选取：（P。29）按照货物的区别而选取区别的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装状况。应包含出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通告相关人员并确定出货数量的准确性。帮助生产分部安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指点货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的制品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要即时按L/C，合同或其它单据的内容制作各样单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据重点有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并即时送交了银行，咱们就可即时收到货款了。单据需求：正确，完整，即时，简明，整洁。
五．进口货物跟单的基本程序：
（1） 便是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
一．采购跟单的基本需求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）
二．物料采购跟单的原由： 以下原由导致咱们要对物料进行跟催：
1、供应商方面的原由：因为供应商方面的原由导致交货不即时，而使咱们必要跟单的原由有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而导致不良品的增加。来自低工资的员工工作效率低，完不成等原由。
2、企业方面的原由：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所需求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的把握和督促不力。下订单到过远的地区。
3、 沟通方面的原由：信息交换不即时。
三.物料采购跟单流程：
1、 制作订购单: 跟单员接到所需分部的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时重视：审查请购单。熟练订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名叫作，规格型号，数量，价格。交期等需求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并需求供应商签字回传。
2、订单跟踪：对长时间合作的，信誉好的供应商能够不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。
3、物料检验：确定检验日期，通告检验人员，进行物料检验，处理检验问题。
4、物料进仓：协调送货，协调接受，通告送货，物料入库，处理接受问题。
四．物料采购跟单的办法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。
1． 催单的办法：
（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一按时间进行跟催。
（2）定时跟催。于每周固按时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定时统一跟催。
生产过程跟单重点是认识企业的生产进度能否满足定单的交货期，制品是不是按订单生产，因此呢跟单员要深入企业的生产车间查验制品的质量与生产进度，发掘问题要即时处理。由于生产过程跟单的基本需求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。因此咱们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
一．生产过程跟单的基本需求：
1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前亦不推迟。
2、按质交货：生产出来的制品符合订单的质量需求。
二．生产过程跟单的流程：
1、下达生产通告书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通告单。通告单要知道客户所订制品的名叫作，规格型号，数量，包装需求，交货期等。
2、分析生产能力。 生产通告单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不可应采取什么办法？要不要外包？
3、制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要帮助生管人员将订单即时转化为生产通告单。
4、跟踪生产进度
（1） 生产进度掌控流程：
（2） 生产进度掌控作业程序
（3） 生产进度掌控重点： 实质进度与计划进度出现差异，要找原由。
（4） 跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度掌控表，生产反常处理表，生产线进度跟踪表。 5.交期延误：如是工厂原由，要通告客户，取得同意后方可出货。如区别意，一是协商，咱们可承担部分花费将货出去。二就只好取消订单了。
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发表于 2024-8-16 15:24:33
