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古人云：“守口如瓶，防身立志。”
此言虽简短，却道出了保密与自律的重要性。
在今日之企业界，信息如同血液，滋养着企业的运营与发展，而文件做为信息的载体，其安全性更加是关乎企业生死存亡的大事。
文件外发，若不小心为之，便如同城门失火，殃及池鱼，给企业带来不可估量的损失。
因此呢，探讨禁止文件外发之道，实为现代企业不可或缺之课题。
1、认识文件外发的危害
在信息化高度发展的今天，文件外发已作为企业内外沟通、信息共享的常态。
然而，随之而来的危害亦不容忽略。
文件一旦外发，便脱离了企业的直接掌控范围，可能被违法复制、篡改、传播，乃至泄密给竞争对手或恶意第三方。
这不仅会损害企业的商场利益，还可能影响企业的声誉和信誉，给企业带来难以弥补的损失。
因此呢，禁止文件外发，是企业保证信息安全、守护自己利益的重要办法。
2、构建全面的文件外发管理体系
1. 采用专业的防泄密软件
为了进一步加强文件的安全性，企业能够引入专业的防泄密软件。
这些软件一般具备文件加密、行径监控、权限管理、外发审核等功能，能够有效地防止文件被违法复制、传播和泄密。
例如，某些防泄密软件能够对重要文件进行加密处理，仅有授权人员才可拜访和运用加密文件；同期，它们还能实时监控员工的网络活动和文件操作行径，一旦发掘反常行径或疑似泄密行径，立即发出预警并阻止关联操作。
博主举荐的防泄密软件是一款企业统一终端管理的软件，域智盾软件。
该软件在防泄密方面有以下几种办法:
文件加密
能够对文件自动加密、透明加密，加密的文件在安装了咱们客户段的电脑上能够正常打开，任何违法的外发出去，离开机构电脑的都是乱码没法打开。
倘若需要外发，需要员工申请解密，管理者经过后员工那边有解密的文件就能够正常外发，外发出去的文件不受任何限制。
尤其重视：
加密后倘若员工暴力把电脑硬盘拆走了拿到别的电脑上，里面的加密文件亦是打不开的。
乃至员工把机构电脑c盘做系统了，把咱们软件客户端暴力删除了，员工电脑上本身的加密文件都打不开的，仅有正常安装咱们软件客户端才能够打开。
加密的程序种类非常多：
包含文字类、制图类、音频类、视频类等。
详细有WORD文档、EXCEL电子表、Adobe Photoshop、ACDSee、Adobe After Effects、开目CAD、Adobe Premiere Pro CC、佳能打印组件等等共计近300个程序。
这儿说明一下，软件是针对程序的后缀进行的加密，这种加密级别很高，就算是员工恶意把电脑硬盘拆走或重做系统，里面的加密文件亦没法打开。
区别分部加密文件不互通：
能够设定区别的安全区域，在同一个安全区域下的加密文件是能够互通的，在区别安全区域下的文件是不可查看的。
举个例子，财务部能够设定一个安全区域，营销部能够设定一个安全区域，两个分部之间的加密文件彼此不可查看。
密级管控：
能够自定义文件的密级系数，例如能够设置奥密、机密、绝密，并分别赋值50、80、100。其中员工电脑上的文件可设置为奥密，经理电脑文件设置为机密，总裁电脑文件设置为绝密。
这般就达到了，总裁能够查看经理和员工电脑文件，经理能够查看员工电脑文件的效果。
文件限制外发
禁止外发：
咱们软件能够禁止任何途径的外发，例如浏览器、程序、外设设备、U盘、邮箱、自定义程序等的。
支持申请外发，员工需要外发的时候点申请外发，管理者经过后就能够外发。
制作外发包：
能够自定义制定外发包。
并且能够设定外发包最大打开次数和最大拜访天数，强制设置外发帖件打开秘码、强制禁止阅读者打印，选定外发背景图等等。
2. 加强员工的安全认识培训
员工是企业信息安全的第1道防线。
经过定时举办信息安全培训活动，加强员工对文件外发害处性的认识，加强她们的保密认识和责任感。
培训内容能够包含信息安全政策、文件外发流程、加密技术运用等。
同期，鼓励员工积极举报违反文件外发政策的行径，形成一种良好的监督机制。
3. 制定严格的文件管理制度
企业应从制度层面出发，制定完善的文件管理制度。
知道文件的归类、密级和拜访权限，规定文件的存储、传输和销毁流程。
经过制度约束，保证员工在处理文件时遵守关联规定，减少文件外发的危害。
同期，创立责任追究机制，对违反文件管理制度的行径进行严肃处理，以儆效尤。
4. 实施数字权利管理（DRM）技术
数字权利管理（DRM）技术是一种强大的文件守护手段。
经过DRM技术，企业能够设置文件的拜访权限、复制限制、打印掌控等，保证文件在授权范围内运用。
例如，企业能够限制员工只能查看文件而不可编辑或打印；或设置文件的打开次数和有效期，一旦超过限制，文件将没法再次打开。
这般一来，即使文件被外发，亦没法被随意复制或传播。
5. 限制非官方文件传输途径
企业应知道官方文件传输途径，如企业邮箱、FTP服务器、云盘等，并限制员工运用非官方或不受控的文件传输途径，如个人邮箱、即时通讯软件等。
经过配置网络拜访掌控策略，限制员工对外边网络的拜访权限，防止她们经过违法途径将文件外发。
同期，加强对USB端口等理学接口的管理，防止员工经过USB设备将文件违法复制或外发。
6. 定时进行文件外发审计与检测
为了保证文件外发管理制度的有效执行，企业应定期进行文件外发审计与检测。
经过审计与检测，能够发掘潜在的安全漏洞和违规行径，并即时采取办法进行纠正。
同期，审计与检测还能够帮忙企业评定防泄密办法的有效性和合规性，为后续的改进和优化供给依据。
3、加强与其他分部的协同合作
禁止文件外发不仅是IT分部或信息安所有门的责任，而是需要企业各个分部一起参与、协同合作的一项系统工程。
例如，
人力资源分部能够在员工入职时加强信息安全教育；
法务分部能够帮助制定和完善信息安全政策；
业务分部能够提出详细的安全需要和意见等。
经过加强分部间的沟通与协作，形成合力，一起推进企业文件外发管理制度的落实和完善。
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发表于 2024-10-26 19:29:10
