外贸采购员岗位职责和基本流程（附生产周期与下单规律）

l14107cb · 发表于 2024-8-24 16:14:26

1、下单：

1、一般状况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，制品型号，数量。

2、分析缺料信息是不是恰当，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。

3、采购审核员按照详细状况进行定单审核。

4、定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并需求签字回传。

2、稽催：

采购定单完毕以后，采购员按照采购定单上需求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我机构。

3、入库：

1、实物入库：

收货员收材料之前需确认供应商的送货单是不是具备以下信息：供应商名叫作，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是不是能够收下。

2、单据入库：

采购员按照检验合格单，将检验单上的数据入到用友中，便于以后对帐。但亦存在些问题，表现为：1）外加工的检验合格单无入库；2）采购入库定单号和数量比较混乱。

4、退货：

采购填写退货单，进行定单退货。

5、对帐：

1、月结表：

每一个月月初，各供应商将上月月结表送至我机构，采购员按照我机构收货员签字的送货单，我机构的入库单据和单价表核对月结表。

日前月结表中显现以下不足之处：无定单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，出现额至本期欠款余额等信息。

2、增值税发票：

校对发票上的以下信息：我机构的全叫作，帐号，税号，发票上的材料名叫作，数量，金额。这里发面咱们亦有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张定单仅有一种材料的状况。

6、付款：

按照付款周期编制付款计划，安排付款。

从采购方向看外贸业务：认识生产周期和下单规律

做为国内采办，能够说安排订单始终是咱们工作中的重心。这次重点是写采购和业务中都平常的问题，生产周期和下单规律。

先来讲生产周期(Period of Production)

这儿的生产周期定为下单后，从产前样 (pre-production samples) 起始到 CRD ( 货物出运 Cargo Ready Date) 的时间段。

按照订单的区别性质，分为：

头次买(1st Time Buy) 或返单(Replenished)。

供应商出口订单(Direct Import) 或供应商国内订单(Domestic)

区别供应商的产能区别，因此呢倘若不做数据处理就会非常混乱。简单表格统计之后，几家供应商的生产周期大致如下图：

注：供应商出口订单通常要触及到第三方测试和验货，而一般供应商国内订单需求相对简化，因此呢DI订单的生产周期会比Domestic订单的生产周期长有些不难理解。

以上是一个简单的各供应商的生产周期的图示表格。接下来，咱们来瞧瞧下单规律。讲下单规律之前，为了方便理解和消化，小can再次将订单项目划分为两种：

Promotion Order（促销单，一次性下单）

Inline Order（会有翻单的长时间订单项目，为期最少一年）

促销单显然把头次买(1st Time Buy) 的流程走完基本就over了，而 Inline Order除了头次买，还会包括返单补货。

正好今天收到国外总部的邮件，Spring 2015 Domestic (Inline)项目的所有订单所有确定下来了，那样小can就以2015的春季项目为例吧。

通常春季项目的订单，都会在9月底之前所有下给供应商。为何？这就要回到第1点，工厂的生产周期及相对固定的船期安排了。

咱们先顺着推，9月20日下单，根据 demostic 的1st Time Buy production timeline，(下单日期+生产周期) 最快的出运时间是11月5日，最迟的出运时间便是11月29日。看起来还早啊，离2015年还有一个多月，并不是的。

货发之后，咱们还要算货物在海上漂的时间，除去有些运输时间较短（20天上下）的东南亚、美国西部地区，货物去其它国家和地区的海运时间在40天上下，加上报关清关时间，全部海运时间就在55天上下。

这般，货物到达客人仓库时间已然到了2015年的1月24号，最后客户还要按照零售商订单，从自家仓库分别送去区别的卖点，路上亦会耗费有些时间，真正春季项目到门店开卖日期便是2月5日。

如此类推，1st Time Buy的订单的下单时间按照项目（Spring 2015, Christmas Promotion, Fall 2014等）的区别是有迹可循的。圣诞节的促销项目下单时间不会晚于5月底，Fall 2014的下单时间不会晚于4月底。

咱们此刻按照区别项目的下单日期倒推，第三个业务跟踪要点就很自然而然的显现了。

例如，贵司主打圣诞节促销礼品，那样在每年的4月之前就必须举荐圣诞节促销新品，况且3-4月份这个周期攻势强有些为妙。由于在这个周期，Buyer和Sales讨论筹备并且确认的正是这一年的圣诞节促销项目。春季新品设计最好的推销月份为6-7月份，上半年的Buy Trip推销在2-3月份，下半年的Buy Trip举荐在7-8月份。

以上是普通消费品的1st Time Buy下单规律以及业务跟踪点，此刻提一下返单（Replenished Order）的下单规律。

Replenished Order下单规律最重点影响到的是供应商的备料和排产。客户会按照供应商的翻单生产周期，自家的仓库库存状况以及营销预期来制定计划安排下单。

针对相熟的老客户，业务能够询问季度或年度Order Forecast，以此为依据订购物料和安排生产。集中的物料采购能够降低采购物料的成本，即时的营销补足降低交期延误等额外损失，恰当库存降低不必要的库存成本。

由此可见，精细的预期及计划是灰常有用滴。不外，要提防客人不恰当的Order Forecast，有时客人过度阳光导致的excess inventory有可能会无耻的需求你一起承担。

至于工程类制品，小can不太熟练，下面引用一个鬼姐的例子。

例如五星级酒店采购家具，这个酒店在刚开始立项的时候，就起始做预算、招标，各样制品的供应商都要参与投标，例如家具，建材，门窗，地板，洗浴制品，毛巾窗帘。。。。等等，都选中之后，才起始真正的建酒店，一年半载酒店建好。在这个过程中依次的再次招标谈合同细节，等到酒店快建好，才起始持续敲定家具有些物品的采购订单。

这一个过程，来来回回会谈非常多次，不停的折腾，一直的打样，乃至一直地修正完善方法；从第1次投标到最后真正签下来合同供货，中间基本上要经历1.5-2年。因此晓得了这个节奏，你就该晓得自己处在哪个周期，该往哪发力。

说白了，这是从时间点上来把握跟踪业务，Buyer跟Sales们每年按照既定的时间点项目来忙乎，看有心人是不是能在节点上握住机会。

买卖买卖，买是离不开卖的，买卖的最后目的是实现制品的价值，卖的职责是支持帮助乃至引导买充分实现制品价值的最大化。

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