案例 | 用 SeaTable 表格记录和管理订单跟进事项，简单又方便

ikkhksvu · 发表于 2024-8-16 15:03:04

跟单员在跟单的过程中，除了运用专门的 ERP 系统外，怎样用表格对订单跟进事项等零散信息进行清晰地记录和管理呢？例如记录订单生产跟进、是不是确认发货数据、是不是核对船运信息等等，乃至能对小到跟进事项和大到所有订单装柜日期自动预警提醒和发送，更进一步地还能够实时查看区别数据的分析和可视化。这用 SeaTable 就很方便，做为新型的协同表格和信息管理工具，其丰富易用的功能就很好地帮忙到了我。

订单跟进表

下面经过一个简单的案例，来分享我是怎样运用的，重点包含以下内容：

快捷跨表链接，省去海量重复工作，查看跟进事项一目了然巧用表格插件，让数据可视化更直观，跟进订单更方便设置自动预警提醒和发送信息，避免忘记跟进事项和耽误进度快速创建统计分析图表，实时掌控订单跟进全盘数据

分别来看。

用区别子表记录订单跟进并跨表链接

在一个表中用任务列表记录跟进事项

在介绍用区别子表记录订单跟进事项之前，要先分享一种非常简单和简洁的记录方式，那便是用一个子表来记录订单跟进事项，即在「客户订单」表插进一个“跟进事项”列并选取运用“长文本”数据类型，而后用它的“任务列表”形式来记录，完成则点击勾选，待办或未完成则不勾选。

当预览该列单元格时能够清晰地看到跟进事项数量、已勾选事项、未勾选事项。并且当鼠标移动到单元格时，还能表示出仔细的预览内容。当然亦能够直接进去查看。演示如下：

用“任务列表”记录跟进事项

用区别子表记录订单信息和跟进事项

再来介绍另一种颗粒度比较细的记录方式，那便是用区别子表来记录。这正是思虑到了有些跟进事项的时间段较长，必须记录的预计完成时间、起始时间、实质完成时间、用时天数、事项明细、资料附件等较为细致，同期基于此亦会有预警提醒、数据分析、工作复盘等需求，因此就采用了这种记录方式，当然，它亦很简单方便。请继续看以下介绍。

认识需求后，咱们来看这个订单跟进表，一个子表用来记录每一个订单的基本信息，另一个子表记录每一个订单的多个跟进事项，而后用表格的“链接其他记录”列类型把两个子表链接了起来并相关上有对应关系的记录。

即在「订单跟进事项」表中记录每一个跟进事项时，就在经过“链接其他记录”生成的链接列，选取上该跟进事项属于哪个「客户订单」表中的哪个合同号。此时在「客户订单」表中自动生成的链接列，就能同步看到每一个订单在「订单跟进事项」表中的多个跟进事项了，并能直接打开查看和编辑详情。演示如下：

用“链接其他记录”链接子表

在完成链接子表记录的基本上，还能够用“链接公式”快速地实现跨表查询和引用、跨表计算。例如选取用“链接公式”中的 lookup 把「客户订单」表中的每一个每一个合同的客户简叫作、装柜日期引用到「订单跟进事项」表中，从而省去重复填写。如下图：

用“链接公式”中的 lookup 查询和引用

同理，在「订单跟进事项」表中，还能够分别插进列并选取用“链接公式”中的相应公式，跨表计算出每一个客户的近期一次跟进时间、近期一次跟进事项、跟进事项数。演示如下：

用“链接公式”实现跨表计算

经过日历等插件直观可视化跟进工作

倘若仅是经过表格去查看和管理订单跟进事项，多少都会显出单调和不足直观，那样咱们就能够从表格的“插件”里一键添加日历、看板、时间线等插件，来更形象和方便地可视化。例如：

日历：

日历

时间线：可设置表示字段及位置；点击颜色标题可进去查看和编辑详情。

时间线

经过自动化功能创立预警和加强办公效率

经过表格的提醒规则、自动化规则、按钮功能，咱们能够为订单跟进表创建预警提醒和有些办公自动化流程。例如我就在表格中插进了列并用了“按钮”类型，选取了“自动发送企业微X”（提前设置好企业微X设备人），点击单元格中的按钮就能够将本行中自定义+{列名}引用的内容，自动发送到企业微X。

点击按钮自动发送内容到企业微X：

按钮

例如经过创建“提醒规则”，对「客户订单」表中的“装柜日期”列设置提前3天自动提醒。并且倘若无阅读表格通告，提醒信息还能发送到绑定好的微X、邮箱。提醒规则演示如下：

提醒规则

例如还能够经过创建“自动化规则”，来设置更加多的自动化流程，它能够按照设定的触发要求自动执行发送通告、发送企业微X、发送邮件、设置记录为、锁定记录等操作，满足更细致的办公场景。

经过统计图表可视化跟进工作数据分析

随着订单及其跟进事项的增加，这个订单跟进表就像一个软件系统同样沉淀了越来越多的数据，无论是输出报表，还是经过数据分析指点工作，都能够用表格的统计功能和高级统计插件。它们的设置都很简单，并且能够导出。统计功能能够创建基本的统计图表和统计表格；高级统计插件能够创建出类型更丰富的图表，完成更加多维度和形式的数据分析及可视化。演示如下：

统计功能、高级统计插件

总结

针对记录和管理订单跟进事项，本文供给了两种方式办法，一是用“长文本”数据类型中的“任务列表”来记录，这般操作更简单，形式更简洁，能满足基本的记录需求；二是用区别子表来记录并做跨表链接，这般能够方便地展现出更为详实的数据，满足颗粒度更细的管理需求，但在操作上亦一样很简单，例如其中的跨表链接计算都是自动化完成。SeaTable 表格的功能比较丰富，你能够按照场景来探索更加多的灵活应用方式。